Ang E-mail ay maaaring maging mabilis at maginhawang paraan upang maiparating ang mga pang-araw-araw na mensahe sa negosyo, ngunit ang naka-print na liham sa negosyo ang piniling paraan upang maiparating ang mahalagang impormasyon. Ang isang maingat na paggawa ng liham na ipinakita sa kaakit-akit na headhead ay maaaring maging isang malakas na tool sa komunikasyon. Upang matiyak na nagsusulat ka ng pinaka-propesyonal at mabisang liham na posible, gamitin ang format at template ng sulat sa negosyo sa ibaba at sundin ang mga pangunahing alituntunin sa pagsusulat ng liham sa negosyo.

Pumili ng isang propesyonal na disenyo ng letterhead para sa iyong maliit na negosyo: Ang iyong liham sa negosyo ay isang representasyon ng iyong kumpanya, kaya nais mo itong magmukhang naiiba at kaagad na magbigay imprssion sa "mataas na kalidad." Para sa isang maginhawa at matipid na kahalili sa paggamit ng tradisyonal na naka-print na headhead, subukang gamitin ang aming mga template ng disenyo ng headhead at sobre. Lumikha lamang ng isang liham sa loob ng isang paunang natukoy na template ng letterhead na kulay at pagkatapos ay mai-print ang iyong buong piraso nang mabilis at maganda sa iyong Xerox® color printer.

Gumamit ng isang karaniwang format ng template ng negosyo at template: Ang pinaka-malawak na ginamit na format para sa mga titik ng negosyo ay "istilo ng pag-block," kung saan ang teksto ng buong liham ay nabigyang katuwiran. Ang teksto ay iisa ang puwang, maliban sa mga dobleng puwang sa pagitan ng mga talata. Karaniwan ang mga margin ay tungkol sa 1 pulgada (25.4 mm) sa lahat ng panig ng dokumento, na kung saan ay ang default na setting para sa karamihan ng mga programa sa pagproseso ng salita. Kung gumagamit ka ng Microsoft Word, maaari kang bumaling sa built-in na Letter Wizard para sa karagdagang tulong sa pag-format.

Mga Patlang ng Template ng Liham ng Negosyo:

Petsa: Gumamit ng format ng buwan, araw, taon, hal, Marso 3, 20xx o 3 Marso 20xx

Address ng nagpapadala: Magandang ideya na isama ang email at url ng nagpadala, kung magagamit. Huwag isama ang impormasyong ito kung isinasama na sa disenyo ng headhead. Papayagan nito ang mga customer na mahanap ang iyong maliit na negosyo nang mas mabilis.

Inside Address: Gumamit ng buong pangalan. Si G./Ms. ay opsyonal lamang.

Pagbati: Siguraduhing gumamit ng isang tutuldok sa dulo ng pangalan, hindi isang kuwit tulad ng sa mga personal na liham.

Teksto ng Katawan: Sabihin kung bakit ka sumusulat. Itaguyod ang anumang koneksyon / ugnayan sa isa't isa sa harap. Balangkasin ang solusyon, na nagbibigay ng patunay sa paraan ng mga halimbawa at ekspertong opinyon. Kaugnay na impormasyon sa pangkat sa mga talata.

Pagsara ng "Call to Action": Sabihin kung ano ang kailangang gawin ng mambabasa at kung ano ang iyong gagawin upang ma-follow up.

Signature Block: Lagdaan ang iyong liham sa asul o itim na tinta 

Enclosure: Gumamit kung mayroon kang isang enclosure

Carbon Copy: Gamitin kung nagpapadala ka ng isang kopya sa (mga) karagdagang tao.

Ang format ng sulat ng negosyo na ito ay naglalarawan ng mga tukoy na bahagi ng isang liham sa negosyo:

Gumamit ng isang propesyonal na tono: I-save ang casual na wika para sa email - ang iyong naka-print na liham sa negosyo ay dapat maging palakaibigan ngunit mas propesyonal. Tulad ng iminungkahi ni Scott Ober sa kanyang librong Contemporary Business Communication, "Ang manunulat ng negosyo ay dapat na magsumikap para sa isang pangkalahatang tono na may kumpiyansa, magalang, at taos-puso; na gumagamit ng diin at pagpapakumbaba nang naaangkop; na naglalaman ng wikang hindi nagpapahiwalay; na binibigyang diin ang ugali na" kayo "; at nakasulat iyon sa isang naaangkop na antas ng kahirapan. " Sinabi iyan, siguraduhing katulad ng iyong sarili - hindi mo nais na mabasa ang iyong liham na para bang sinulat ito ng isang makina.

Isulat nang malinaw: Ilahad nang maaga ang iyong punto sa iyong liham. Upang maiwasan ang anumang maling komunikasyon, gumamit ng madaling maintindihan na wika. Laktawan ang jargon ng industriya at sa halip ay pumili ng mga aktibong salita upang mahawak ang pansin ng iyong mambabasa.

I-ayos ang iyong impormasyon nang lohikal: Pangkatin ang nauugnay na impormasyon sa magkakahiwalay na mga talata. Sa isang mahaba, naka-pack na impormasyon na liham, isaalang-alang ang pag-aayos ng impormasyon sa mga seksyon na may mga subhead. Maaaring gusto mong i-highlight ang mga pangunahing salita upang gawing "pop" ang mga ito - posible ang diskarteng ito sa karamihan ng mga programa sa pagproseso ng salita at iyong kulay na multifunction printer.

Gumamit ng Kulay Upang Bigyang-diin ang Mga Salita Sa Teksto: Madaling maglagay ng kaunting mga salita sa kulay upang maakit ang pansin sa kanila. Piliin lamang ang uri at i-click ang arrow sa kanan ng pindutan ng Kulay ng Font, piliin ang kulay na gusto mo, pagkatapos ay i-click ang pindutan. O, subukang i-highlight ang ilang mga salita sa teksto. Piliin ang uri na nais mong bigyang-diin, pagkatapos ay i-click ang pindutan ng Highlight. Tandaan: Kapag nagha-highlight ng mga bahagi ng isang dokumento na balak mong i-print, gumamit ng isang light color tulad ng dilaw, light green, o light blue. Kung nais mong alisin ang pag-highlight, piliin ang teksto at i-click muli ang pindutan ng I-highlight.

Awtomatiko o AutoText ang paglalapat ng kulay (o anumang istilo ng uri): Kadalasang kukuha ng maraming mga pag-click o utos. Sabihin na lumilikha ka ng isang ulat na ihinahambing ang pagganap ng iyong samahan laban sa iyong kakumpitensya. Maaaring awtomatikong kulayan ng salita ang pangalan ng iyong kumpanya sa tuwing lilitaw ito, na ginagawang madali ang paghahanap ng mga entry na iyon.

Maging mapanghimok: Magtatag kaagad ng isang positibong relasyon sa iyong mambabasa. Kung mayroon kang koneksyon sa mambabasa - nakilala mo na dati o may isang kasamahan sa kapwa, halimbawa - banggitin ito sa iyong pambungad na talata. Kung sa palagay mo ay sasang-ayon ang iyong mambabasa sa punto ng iyong liham o hindi, mahalagang makahanap ng karaniwang landas at itayo ang iyong kaso mula roon.

Maunawaan nang mabuti ang iyong mambabasa upang asahan kung ano ang magiging reaksyon niya sa pagbabasa ng iyong liham. Tugunan ang kanyang mga pangangailangan o kagustuhan, o isang tukoy na problema, at pagkatapos ay balangkasin ang iyong solusyon. Magbigay ng patunay sa paraan ng mga halimbawa at / o ekspertong opinyon upang mai-back up ang iyong punto. Tiyaking mapanatili ang isang friendly tone.

Tapusin ang iyong liham sa isang "call to action.": Malinaw na sabihin kung ano ang kailangang gawin o maniwala ng iyong mambabasa upang makamit ang ninanais na solusyon at pagkatapos ay sabihin kung ano ang balak mong gawin ng manunulat na susundan.

Proofread ang iyong liham: Ang lahat ng iyong maingat na crafting at pag-print ay hindi maaaring masakop ang mga error sa pagbaybay o bantas, na nag-iiwan ng isang pangmatagalang negatibong impression.

Ngayong natutunan mo ang mga lihim ng pagsulat ng isang mabisang liham sa negosyo, handa ka nang magsimulang mag-compose. Good luck!