Para sa karamihan sa atin, ang email ang pinakakaraniwang uri ng komunikasyon sa negosyo kaya't mahalaga na makuha itong tama. Bagaman ang mga email ay karaniwang hindi pormal tulad ng mga titik, kailangan pa rin nilang maging propesyonal upang ipakita ang isang magandang imahe ng iyo at ng iyong kumpanya.

Paano sumulat ng isang pormal na email:
Sundin ang limang simpleng hakbang na ito upang matiyak na ang iyong mga email sa Ingles ay perpektong propesyonal.

1. Magsimula sa isang greeting
2. Pagsalamat sa receiver  
3. I-State ang iyong layunin
4. Magdagdag ng iyong closing remarks
5. Pagtatapos

Magsimula sa isang pagbati o greeting

Laging buksan ang iyong email sa isang pagbati, tulad ng "Dear ______". Kung pormal ang iyong ugnayan sa mambabasa, gamitin ang kanilang pangalan ng pamilya. Kung ang relasyon ay mas casual, maaari mo lang sabihin na, "Hi Kelly". Kung hindi mo alam ang pangalan ng taong iyong sinusulat mo, gamitin ang: "Kanino maaaring alalahanin ito" o "Dear Sir / Madam".

Pagsalamat sa receiver  

Kung ikaw ay tumutugon sa pagtatanong ng isang kliyente, dapat kang magsimula sa isang linya ng pasasalamat. Halimbawa, kung ang isang tao ay may isang katanungan tungkol sa iyong kumpanya, maaari mong sabihin na, "Salamat sa pakikipag-ugnay sa Kumpanya ng ABC". Kung may tumugon sa isa sa iyong mga email, tiyaking sasabihin, "Salamat sa iyong agarang tugon" o "Salamat sa pagbabalik sa akin". Ang pagpapasalamat sa mambabasa ay nagpapagaan sa kanya, at magpapakita ito ng isang paggalang.

Sabihin ang iyong layunin

Kung sinisimulan mo ang komunikasyon sa email, maaaring imposibleng magsama ng isang linya ng pasasalamat. Sa halip, magsimula sa pamamagitan ng paglalahad ng iyong layunin. Halimbawa, "Sumusulat ako upang magtanong tungkol sa…" o "Sumusulat ako patungkol sa…".

Gawing malinaw ang iyong layunin sa email, at pagkatapos ay lumipat sa pangunahing teksto ng iyong email. Tandaan, nais ng mga tao na basahin nang mabilis ang mga email, kaya't panatilihing maikli at malinaw ang iyong mga pangungusap. Kakailanganin mo ring magbayad ng maingat na pansin sa grammar, spelling at bantas upang maipakita mo ang isang propesyonal na imahe ng iyong sarili at ng iyong kumpanya.

Idagdag ang iyong mga closing remarks

Bago ang pagtatapos ng iyong email, magalang na pasalamatan ang iyong mambabasa nang isa pang beses at magdagdag ng ilang magagalang na pagsasara. Maaari kang magsimula sa "Salamat sa iyong pasensya at kooperasyon" o "Salamat sa iyong pagsasaalang-alang" at pagkatapos ay sundin ang, "Kung mayroon kang anumang mga katanungan o alalahanin, huwag mag-atubiling ipaalam sa akin" at "Inaasahan ko makabalita mula sa iyo".

Pagtatapos

Ang huling hakbang ay upang isama ang isang naaangkop na pagsasara sa iyong pangalan. Ang "Pinakamahusay na pagbati", "Taos-puso", at "Salamat" ay pawang propesyonal. Iwasan ang mga pagsasara tulad ng "Pinakamahusay na mga pagbati" o "Cheers" maliban kung ikaw ay mabuting kaibigan sa mambabasa. Sa wakas, bago mo ma-hit ang send button, suriin at baybayin suriin ang iyong email nang isa pang beses upang matiyak na ito ay tunay na perpekto!

Halos imposibleng magnegosyo ngayon kung wala ang isang email address. Bagaman nakakaakit na subukan at makatipid ng mga pondo sa pamamagitan ng paggamit ng isa sa maraming mga libreng pagpipilian sa email na magagamit, kapag nagpapatakbo ka ng isang negosyo mahalaga na magkaroon ng isang propesyonal na email address, at sulit ang pera na iyong gugugol. 

Ang pagpapanatili ng isang propesyonal na imahe ay mahalaga para mapanatili ang pagtitiwala ng iyong mga customer at lilitaw na kapanipaniwala sa online. Kapag ang mga potensyal o mayroon nang mga customer ay makipag-ugnay sa iyo ng mga katanungan, o kung makipag-ugnay ka sa kanila o sa iba pang mga negosyo, ang paggamit ng isang address tulad ng [email protected] ay tiyak na mukhang mas propesyonal kaysa sa [email protected]. Ipinapakita ng pagruruta ang iyong email sa pamamagitan ng pangalan ng domain ng iyong negosyo na ang iyong negosyo ay matatag at tunay, at malamang na iparamdam sa mga customer na mas komportable ang pakikitungo sa iyo.